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7. 비즈니스맨의 전화예절
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승인 2012.06.26  14:27:47
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최초로 전화기의 특허를 받은 그라함벨(Alexander Graham Bell, 1847-1922), 그로 해 새로운 테크놀로지의 시대가 시작되었다. 사람들끼리 서로의 생각과 느낌을 주고받는 방법이 얼마나 다양하고 편리해졌는지 모른다. 휴대폰, 태블릿 PC, 이메일, SNS 등을 사용하여 우리는 전보다 훨씬 더 빨리, 더 많이 소통하는 것이 가능해진 시대에 살고 있다. 그런데, 풍요 속의 빈곤이라고 할까? 사람들 사이의 관계는 오히려 전보다 더 소원해진 것 같다. 외롭다는 사람들이 점점 늘어나고 있으니 말이다. 언제 어디서든 연락이 가능하다는 사실로 인해 서로 만나서 음성을 듣고 표정을 살피며 대화할 필요가 점점 줄어든 탓이다. 또한, 온라인상에서의 표현의 자유로움과 익명성이 잘못 이해되어 선의의 피해자를 만들기도 한다. 정보사회를 살아가는데 필요한 올바른 규범과 기준이 절실하다.

비즈니스에 있어서도 편리함과 효율성으로 인해 대부분의 커뮤니케이션이 전화나 이메일 혹은 인터넷을 통해 이루어지고 있다. 현대인에게 전화는 절대적인 필수품인데 전화를 제대로 사용하는 방법을 아는 사람은 그리 많지 않다. 상대방의 잘못된 전화사용 매너로 인해 매우 불쾌한 기분이 들어 다시는 그 회사를 이용하지 않게 된다거나, 상냥하고 노련한 전화응대에 감동받아 충성고객이 되기도 하는 경우를 볼 수 있다, 즉, 고객은 품질과 가격경쟁력만으로 선택을 하지 않는다는 것이다. 전화 응대 매너가 자신과 회사의 첫인상을 결정할 수도 있으니 절대 그 중요성을 과소평가하지 말도록 한다.

전화를 걸 때에는 자신의 신분과 이름을 미리 밝히는 것이 좋다
현명한 비즈니스맨이라면 활기찬 목소리로 정중하게 전화응대를.....

전화통화를 하기 전, 메모지와 펜, 그리고 약속날짜를 잡을 때 사용할 달력이나 수첩 등이 준비되어있는지 확인한다. 그리고, 자신의 목소리가 회사를 대표한다는 것을 명심하며 자세를 바르게 하고 미소 띤 얼굴로 대화한다. 자신의 태도가 음성으로 전달되기 때문이다. 전화를 걸 때에는 먼저 자신의 신분과 이름을 밝혀야 상대방이 되물을 필요가 없어진다. 전화를 건 이유를 재빨리 설명한 후 통화하기에 무리가 없는 지를 묻도록 한다. 만일 상대방이 바쁘다고 한다면 언제 전화하면 좋을 지를 묻는다. 통화를 할 때는 너무 큰 목소리를 내지 않도록 주의하고 주변이 시끄럽다면 반드시 양해를 구한다.

전화를 받을 때에는 전화벨이 3번 울리기 전에 신속하게 받고 “여보세요”라고 응답하기보다는 “네, OOO의 OOO입니다.”라고 자신의 신분을 밝힌다. 전화를 다른 사람에게 연결해야 하는 경우에도“전화 연결을 해드리겠습니다.” 라고 말하기보다는 “전화연결을 해드려도 되겠습니까?”라고 묻는 편이 부드럽다. 또한, 연결이 끊어질 경우를 대비해 직접 전화할 수 있는 번호를 알려주는 것도 잊지 않도록 한다.

휴대폰으로 업무전화를 한다면 최대한 사무적인 느낌을 유지하며 목소리 톤을 낮추도록 한다. 전화벨소리는 가급적이면 기본적이고 점잖은 것으로 하여 프로다운 이미지를 보이도록 한다. 또한, 제발 공공장소에서 큰소리로 통화하지 말자. 많은 사람들이 그러한 행동에 의해 스트레스를 받는 것은 물론이고 자신의 품위 또한 한 순간에 실추되기도 한다.

업무상의 전화를 끊을 때는 대화내용을 정리하여 다시 한번 확인하고 “전화주셔서 고맙습니다.”혹은 “말씀 잘 나눴습니다.” 라고 정중하게 감사의 인사를 한다. 서로의 모습을 보지 못하는 상태로 오직 청각에 의지하는 전화상에서, 바른 매너를 훈련하여 프로답게 대응하는 사람과 그렇지못한 사람과의 차이는 크다. 현명한 비즈니스맨이라면 활기찬 목소리로 정중하게 전화응대를 하여 미래의 고객 혹은 은인이 될지도 모를 상대방에게 좋은 첫인상을 남기도록 해야 할 것이다.

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